INSCHRIJVEN, DE VOLLEDIGE UITLEG

Hoe schrijf ik mijn kleine kapoen in? Wanneer kan ik hem/haar inschrijven? wanneer kan die dan starten bij de scouts? Hoe werkt ons systeem van wachtlijsten en zijn er voorrangsregels? Met dit document proberen wij u een antwoord te geven op de meest gestelde vragen omtrent inschrijvingen en wachtlijsten binnen Scouts O. De Neckere Tielt.

Waarom op tijd inschrijven en het bestaan van een wachtlijst?

De scouts van Tielt is de afgelopen 20 jaar uitgegroeid tot één van de grootste jeugdbewegingen in Tielt. We zijn de enige scouts in Tielt en zijn buurtgemeenten.
We willen onze leden steeds kwaliteitsvolle activiteiten aanbieden.
Een van de voorwaarden hiervoor is een goede leiding-leden verhouding. Deze quota worden ook vanuit de koepelorganisatie Scouts & Gidsen Vlaanderen opgedragen.
Hierdoor hebben we in het verleden een regel in het leven geroepen waarbij de inschrijving per jaar beperkt werd en er dus een wachtlijst ontstond. 
Om alles overzichtelijk te houden, hebben we binnen onze scouts één Verantwoordelijke voor de Inschrijvingen en Wachtlijst (de VIW).


INSCHRIJVEN

Vanaf welke leeftijd kan ik mijn kind inschrijven bij de scouts?

Inschrijven kan ten vroegste op 1 september van het kalenderjaar waarin ze 4 jaar worden. Dit is 2 jaar alvorens ze kunnen starten in de scouts.
Leden kunnen in onze scouts van start gaan zodra ze in het eerste leerjaar zitten. Een scoutsjaar loopt gelijk met een schooljaar en start traditioneel midden september.

Door de wachtlijsten is er vroeg bijzijn dus de boodschap, als u graag uw scoutser reeds in de kapoenentak (de jongste leeftijdsgroep) wil laten beginnen.

Voorbeeld:
Hendrick is geboren in februari van het jaar 2010.
Hendrick kan starten in het scoutsjaar 2016 - 2017.
Hendrick kan dus ten vroegste worden ingeschreven op 1 september 2014.

Hoe inschrijven?

Inschrijven doe je door de VIW per mail te contacteren.

Alles begint met uw kind in te schrijven op de juiste manier. Inschrijven via de juiste kanalen zorgt ervoor dat uw inschrijvingsmail onderweg niet verloren geraakt, doordat deze niet naar de VIW doorgestuurd wordt.

Om misverstanden en de daaropvolgende teleurstelling voor uw kind te vermijden, willen we er dus op wijzen dat er slechts 2 correcte manieren zijn om uw kind in te schrijven:

  1. Via inschrijvingen@scoutstielt.be Door een mail te sturen naar inschrijvingen@scoutstielt.be, kom je rechtstreeks bij de VIW terecht. Je kan hiernaar uiteraard ook  mailen mocht u eerst nog wat extra info willen omtrent onze scouts.
     
  2. Via www.scoutstielt.be Onder het tabblad contact op onze site kan je een kort formulier invullen dat  in de vorm van een mail bij de VIW terecht komt.

Ik heb mijn kind ingeschreven per mail, wat nu?

Als uw mail goed ontvangen wordt,  zal u van de VIW de bevestiging krijgen dat de inschrijving goed ontvangen is. De VIW zal enkele gegevens vragen zoals geboortedatum, adres, contactgegevens, ...

Wees bij het geven van uw contactgegevens zo volledig mogelijk (huistelefoon, GSM vader, GSM moeder & emailadressen), op deze manier zijn we zeker dat we u kunnen bereiken.

Zodra we alle gegevens hebben zal u nog een bevestiging krijgen dat uw kind op de wachtlijst is geplaatst. Op de wachtlijst staan betekent niet dat het zeker is dat uw kind het volgend jaar (of binnen 2 jaar in geval van een vroeg ingeschreven kapoen) zal kunnen starten.


WACHTLIJST

Het verdelen van leden in takken.

Binnen onze scoutswerking bestaan er 5 takken:

  • Kapoenen, 1ste en 2de leerjaar
  • Welpen, 3de, 4de en 5de leerjaar
  • Jonggivers (afgekort Jojo's), 6de leerjaar en 1ste en 2de middelbaar
  • Givers, 3de, 4de en 5de middelbaar
  • Jins, 6de middelbaar

Leden worden dus verdeeld in de takken volgens hun leeftijd. Elke tak bestaat zo uit één (jins), twee (kapoenen) of drie (Welpen, jojo's en givers) geboortejaren.

Maximum aantal leden per geboortejaar ipv per tak

Van elk geboortejaar mogen er 20 leden in onze scouts.

Om een evenwicht te bewaren binnen de groottes van onze takken, bestaat er dus een maximum aantal leden dat gebaseerd is op hun geboortejaar. Dit zorgt ervoor dat er elk jaar ongeveer evenveel leden doorschuiven naar een oudere tak.

Gevolg beperking per geboortejaar voor de wachtlijst

Aangezien het aantal leden geregeld wordt door hun geboortejaar, is ook de wachtlijst opgesplitst in verschillende lijsten per geboortejaar. Er is dus geen wachtlijst per tak maar een wachtlijst per jaar.
Om te kunnen starten moet er dus eerst iemand stoppen met de scouts van dat geboortejaar.

Hoelang sta je op de wachtlijst?

Helaas kunnen we hier geen eenduidig antwoord op geven. Dit hangt er van af in welke tak je bent ingeschreven. Aangezien starten op jonge leeftijd het leukste is, kan gesteld worden dat: hoe jonger, hoe langer de wachtlijst.
De wachtlijst bij de kapoenen zitten dus steeds overvol. Twee jaar wachten om te starten in de scouts is zeker geen uitzondering. Ook de welpen hebben vaak wachtlijsten die niet iedereen toelaten.
Bij de oudere takken gaat het vlotter en is de kans veel groter dat je zonder wachten het volgende jaar kan starten.

Volgorde van leden op de wachtlijst

De volgorde waarin leden op de wachtlijst staan, hangt van twee zaken af.

  1. De inschrijvingsdatum is de datum waarop de inschrijvingsmail naar de VIW verstuurd wordt.
     
  2. De voorrangsregel voor broers en zussen zal de inschrijvingsdatum gunstig beïnvloeden.

Hebben broers, zussen voorrang?

Ja. In de scouts zitten met je broer(s) en/of zus(sen) is uiteraard leuker. Daarom bestaat voor hen een speciale regeling. De inschrijvingsdatum van de broer of zus die wil starten zal gunstig beïnvloedt worden indien hij/zij reeds een broer of zus in de scouts heeft. Een absolute voorrang willen we niet geven.

De verschillende situaties worden hieronder uitgelegd:

  1. Als op het moment van inschrijven reeds een broer/zus in de scouts zit, zal de inschrijvingsdatum zoals deze op de wachtlijst zal staan met 2 jaar vervroegd worden.
     
  2. Als broers of zussen allebei op de wachtlijst staan zal dit nog niet direct de inschrijvingsdatum beïnvloeden. In het geval dat ze van een verschillend geboortejaar zijn zullen ze dus op een verschillende wachtlijst staan.

Als blijkt dat één van hen kan starten zal de inschrijvingsdatum van de andere op dat moment vervroegd worden met 1 jaar.
Als hij of zij nog niet kan starten, ondanks de vervroegde inschrijvingsdatum, zal hij nog een jaartje moeten wachten. In dat geval zal regel 1 in werking treden.

Hebben kinderen van oud-leiding voorrang?

Neen. Aangezien er elk jaar 20 nieuwe kapoenen kunnen starten in onze scouts zijn de plaatsen beperkt.
Als we zowel broers en zussen als kinderen van oud-leiding voorrang geven, blijven er maar weinig plaatsen over voor nieuwe leden zonder band met scouts Tielt.

We gaan ervan uit dat onze oud-leiding op de hoogte is van het bestaan van wachtlijsten en de noodzaak om op tijd in te schrijven.

Zijn er andere manieren om voorrang te krijgen?

Neen. Op een andere manier voorrang krijgen is er niet.

Neven, nichten of andere familie in de scouts bezorgen geen voorrang,
Sponsoren voor een scoutsevenement leidt niet tot voorrang,
Connecties in leiding, stam of oudercomité zal ook geen invloed hebben,
...

Weet ik op welke plaats mijn zoon/dochter staat op de wachtlijst?

Neen. De plaats waarop iemand staat, wordt niet meegedeeld, omdat deze plaats nooit vast staat. Aangezien er rekening gehouden wordt met de voorrang van broers en zussen, kunnen er dus verschuivingen in de lijst plaatsvinden.


LID WORDEN

Wanneer kan mijn kind starten en hoe word ik hiervan op de hoogte gebracht?

Begin augustus houdt de leiding hun eerste groepsraad van het nieuwe werkjaar en wordt de leiding verdeeld over de 5 takken. De takleiding krijgt vervolgens de wachtlijst voor hun tak doorgestuurd door de VIW.

Eind augustus/begin september bellen zij dan de eerste op de wachtlijst op, met ofwel de blijde boodschap dat uw kind kan starten bij onze scouts of de mededeling dat er voorlopig nog geen plaats is vrijgekomen.
Indien er geen plaats vrijgekomen is voor uw zoon/dochter zullen zij u ook vragen of hij/zij op de wachtlijst wil blijven staan om eventueel volgend jaar te kunnen starten.

Mijn kind kan starten maar wil liever nog een jaar wachten, kan dit?

Neen. Zodra er plaats is zal je moeten beslissen of je kind wil lid worden of niet.

Indien hij nog niet wil starten zal hij van de wachtlijst worden gehaald. Je kan aan de takleiding die je hiervoor contacteert wel vragen om hem er opnieuw op te zetten. Dan zal zijn inschrijvingsdatum die van het telefoontje zijn waarin dit alles werd besproken en zal hij/zij dus weer onderaan de wachtlijst komen.

Eerste brief en inschrijvingsgeld

Zodra de nieuwe ledenlijst van een tak  opgesteld is, zal je een brief krijgen met daarin de nodige info over uniform, de kalender voor de eerste activiteiten en info over het inschrijvingsgeld.

Het inschrijvingsgeld varieert per tak. Onderstaande bedragen zijn deze van het werkjaar 2015-2016.

Kapoenen en welpen: € 50

Jonggivers en givers: € 40

Het inschrijvingsgeld moet elk jaar vóór begin oktober gestort worden.

Komt de leiding op huisbezoek?

Bij de nieuwe kapoenen wel. De regeling hiervoor zal door de takleiding meegedeeld worden.

Betaalt het ziekenfonds mijn lidgeld terug?

Sommige ziekenfondsen komen tegemoet in de kosten voor lidgelden en kampen bij jeugdbewegingen. De regeling is voor elk ziekenfonds verschillend, meestal volstaat het om een kopie van de lidkaart binnen te brengen. Voor bewijs van deelname en betaling van een kamp, maakt de groepsleiding een attest op. Ouders moeten hiervoor zelf de nodige stappen zetten.

Lidkaart

Eind november krijgen onze leden tijdens de activiteit een lidkaart van Scouts & Gidsen Vlaanderen.
Dit is het bewijs dat ze aangesloten zijn bij Scouts en Gidsen Vlaanderen. De Lidkaart is voor ouders en leden ook een klantenkaart bij Hopper winkels.

Wat moet ik doen als mijn kind stopt met de scouts?

Na dit alles willen wij nog het volgende vragen. Indien uw kind spijtig genoeg beslist te stoppen met de scouts, vragen wij u om dit op tijd aan de takleiding te laten weten.
Zo weet de leiding op tijd hoeveel leden er bij kunnen bijkomen. Wacht dus zeker niet tot de start van het nieuwe scoutsjaar.


Nog vragen?

Indien je nog vragen hebt, aarzel dan zeker niet om ons te contacteren.
Voor uw algemene vragen, kunt u de groepsleiding bereiken via info@scoutstielt.be
Voor vragen over uw inschrijving: inschrijving@scoutstielt.be

Een stevige scoutslinker,

de leidingsploeg van Scouts O. De Neckere Tielt